AI 打造个人工作流：实施指南

先选一个场景

第一轮只选一件高频、低风险、结果看得懂的事。比起一上来接一堆工具，更重要的是先跑出一个可复查的第一版。

每周整理客户跟进、项目进度、会议行动项。
每周做内容选题、文案初稿、资料归档。
每天整理学习笔记、待办、家庭采购或旅行计划。
稳定后再考虑定时任务、主动提醒和跨工具自动化。

第一条工作流不碰付款、发布、合同、医疗判断、财务决策、删除数据和未脱敏隐私。

先统一边界：四档权限

后面的所有阶段和模板都默认遵守这四档权限。换场景时先看权限，再决定能不能进入自动化。

权限档位	AI 可以做什么	不能越过的线	适合的例子
可直接做	摘要、分类、格式整理、字段提取、生成草稿。	不能发布、发送、付款、删除、承诺。	会议待办、客户摘要、公告初筛。
只生成草稿	回复话术、脚本、活动文案、投标初筛建议。	人确认前不能进入正式渠道。	销售回复、私域群发文案、视频脚本。
必须人工确认	列依据、列风险、给备选方案。	报价、折扣、合同、发布时间、客户承诺、资质判断。	投标决策、成交推进、商业合作。
禁止执行	不进入第一版工作流。	付款、删除数据、未脱敏隐私、法律/医疗/财务判断。	支付、退款、敏感资料处理。

按阶段执行：每个阶段内容放在一起

对应 L2 的完整能力链：工作流 → 知识与记忆 → Agent → Skill → 测试与优化。每个阶段都按“目标、工具、小步骤、产出、提示词、验收”查看。

阶段 1

记录真实工作

不靠想象，先拿到一件真实工作的原始做法。

推荐工具飞书妙记、腾讯会议录制、手机录音、腾讯文档、飞书文档、WPS

本阶段产出真实流程记录.md

人必须保留报价、发送、付款、审批、删除、隐私判断

小步骤	现在就做什么	完成标志
1.1 选任务	写下 3 件每周重复的工作，圈出最耗时、最容易忘、结果最容易检查的一件。	有一个具体任务名，例如“整理客户对话并写下次跟进”。
1.2 做原来的工作	不用 AI，按平时方式完整做一次，同时录屏或录音。	留下一段 5-20 分钟记录。
1.3 补关键说明	在记录旁写 4 句：资料从哪来、我先做什么、哪一步最花时间、最后交什么。	四句都填完。
1.4 标人工判断	用红色标出不愿让 AI 决定的动作。	至少标出 3 个“必须我确认”的动作。

产出模板：真实流程记录

# [任务名称]真实流程记录

什么时候开始做：【例如：每周一有新咨询】
我会拿哪些资料：【资料 1 / 资料 2 / 资料 3】
我实际怎么做：
1. 【第一步动作】
2. 【第二步动作】
3. 【第三步动作】
我必须自己判断的事：【报价 / 发布 / 承诺 / 删除 / 隐私判断】
最后交什么：【固定交付物】

可复制提示词

你是我的工作流记录助理。请根据下面的录音转写或操作记录，整理出我的真实工作流程。

要求：
1. 只依据我提供的内容，不补充没有出现的步骤；
2. 按“开始条件、资料来源、实际动作、人工判断、最终交付物”输出；
3. 标出哪些动作适合交给 AI，哪些动作必须由人确认；
4. 如果记录不完整，请列出需要我补充的 1-3 个问题。

记录内容：
【粘贴录音转写 / 操作记录】

进入下一阶段：有 1-3 次真实记录，并能用 1 分钟讲清开始、结束和人工确认点。

阶段 2

整理成可检查 SOP

把原始做法拆成每一步都能交接、能检查、能停下来的 SOP。

推荐工具飞书多维表格、腾讯文档、WPS、元宝、豆包、Kimi、通义

本阶段产出AI化流程筛选卡.md、工作流拆解表.md

人必须保留决定 AI 第一版做哪段，确认哪些动作绝不自动化

小步骤	现在就做什么	完成标志
2.1 AI 先整理	把阶段 1 的记录贴给 AI，只让它整理成步骤。	得到 5-8 步草稿。
2.2 删空话	把“分析一下”改成“提取 3 条客户需求”。	每一步以动词开头，且只做一件事。
2.3 填输入输出	每一步都补“开始时拿什么、结束时交什么”。	每一行都有输入和输出。
2.4 写停止规则	资料不全、冲突、风险时写“停下来问谁”。	至少有 3 个人工确认点。

产出模板：筛选卡 + 拆解表

# AI 化流程筛选卡
任务名称：【】
原来一次耗时：【】
一周出现次数：【】
第一版只交给 AI：【整理、分类、草稿、摘要等】
第一版不交给 AI：【报价、承诺、发送、付款、删除等】

# [任务名称]工作流 v1.0
| 步骤 | 输入 | AI / 人要做什么 | 固定输出 | 通过标准 | 人工确认 |
| 1. 检查资料 | 【】 | 缺资料时列问题 | 补充资料清单 | 不遗漏关键资料 | 否 |
| 2. 整理事实 | 【】 | 提炼事实、需求、限制 | 3-5 条摘要 | 每条能回到原文 | 否 |
| 3. 判断分类 | 【】 | 按规则选择 1 个分类 | 分类 + 理由 | 不混选、不猜测 | 是 |

可复制提示词

你是我的 SOP 拆解助理。请把下面的真实工作记录整理成可检查的工作流。

要求：
1. 拆成 5-8 步，每一步只做一件事；
2. 每一步必须包含“输入、动作、固定输出、通过标准、人工确认”；
3. 找出第一版适合交给 AI 的 1-2 个低风险步骤；
4. 标出资料不足、资料冲突、高风险时应该停在哪一步、问谁。

真实工作记录：
【粘贴内容】

进入下一阶段：每一步都有明确输入和固定输出；看一眼就能判断通过或不通过。

阶段 3

封装 AI 能力包

让 AI 有资料、有岗位、有固定触发方式，不再每次从零解释。

推荐工具腾讯 ima、飞书知识库、腾讯文档、Coze / 扣子、元宝、豆包、Kimi、通义

本阶段产出知识库说明.md、Agent设定卡.md、Skill草稿.md

人必须保留资料可信度、长期记忆、工具权限、风险交接对象

小步骤	现在就做什么	完成标志
3.1 收资料	只拿真正会用到的规则、话术、旧案例、禁区说明。	资料不重复，且没有未脱敏隐私。
3.2 做说明卡	给每份资料加来源、日期、适用范围、不能回答什么。	每份资料都有 4 个说明字段。
3.3 写岗位卡	写 AI 服务谁、负责什么、不负责什么、必须确认什么。	得到 Agent 设定卡。
3.4 写触发句	写“当用户提供什么，并希望得到什么时启动”。	别人看一句话就知道什么时候能用。

产出模板：资料包 + Agent + Skill

# [任务名称]AI 资料包
资料来源：
- 【资料名】：【日期】，用于【用途】
资料不足时先问：
- 【必须补充的问题】
不允许回答或保存：
- 【隐私 / 报价 / 法律承诺等】

# Agent 设定卡
名称：【】
负责：【】
只生成草稿：【】
禁止执行：【】
遇到冲突：【停止并标记负责人确认】

# Skill 草稿
触发句：当用户提供【输入资料】，并希望得到【固定交付物】时，启动本 Skill。
输出模板：事实摘要 / 判断结果 / 草稿方案 / 待确认事项 / 下一步待办

可复制提示词

你是我的 AI 能力包设计助理。请根据下面的 SOP 和资料，帮我整理知识库说明、Agent 设定卡和 Skill 触发句。

要求：
1. 明确资料来源、适用范围和不能回答的问题；
2. 明确 Agent 负责什么、不负责什么、遇到风险如何停止；
3. 写出一句零基础用户也看得懂的 Skill 触发句；
4. 输出固定的输入模板和输出模板。

SOP：【粘贴内容】
资料：【粘贴内容】

进入下一阶段：AI 能按资料输出固定格式；资料不足会追问，冲突或越界会停下。

阶段 4

从半自动到有限自动

减少复制、搬运和提醒，但保留关键确认权。

推荐工具飞书多维表格自动化、腾讯文档、Coze / 扣子工作流、OpenClaw（进阶）

本阶段产出触发与确认说明.md

人必须保留最终发送、支付、发布、审批、删除，以及异常后的继续执行

小步骤	现在就做什么	完成标志
4.1 人工点击启动	手动贴资料、发触发句，不设置定时或自动发送。	AI 能生成一次完整草稿。
4.2 检查后写入	确认草稿后，再复制到飞书表格、腾讯文档或待办。	留下“谁确认、何时确认”。
4.3 连续跑 3 次	用三个真实任务重复，不改流程，只记问题。	三次都有输入、输出和确认记录。
4.4 自动低风险动作	稳定后才自动填待办、定时提醒或生成草稿通知。	自动化不直接发送、不付款、不发布。

产出模板：触发与确认说明

# [任务名称]触发与确认说明
触发条件：【表格新增一行 / 手动输入触发句】
AI 做的事：
1. 【读取资料】
2. 【生成草稿】
3. 【写入待办 / 草稿区】
必须人工确认：【发送、报价、承诺、发布、删除】
失败处理：
- 资料不完整：停止并列出补充问题
- 资料冲突：停止并标记负责人确认
- 工具写入失败：保留草稿，不重复发送
运行记录位置：【】

可复制提示词

你是我的工作流上线助理。请把下面的 SOP 转成“半自动执行说明”。

要求：
1. 先只设计人工点击触发，不设计全自动发送；
2. 写清 AI 做什么、人确认什么、哪些动作禁止自动执行；
3. 为资料不完整、资料冲突、工具失败分别写处理规则；
4. 给出连续试跑 3 次时要记录的字段。

SOP：
【粘贴内容】

进入下一阶段：手动触发连续 3 次稳定；每次有运行记录；自动化只覆盖低风险动作。

阶段 5

测试、复盘、升级

让流程越用越稳，而不是越用越乱。

推荐工具飞书表格、腾讯文档、WPS、提效流程评估表、元宝、豆包、Kimi、通义

本阶段产出试跑记录.md、v1.1待办.md

人必须保留评分是否真实、何时扩大自动化、何时暂停使用

小步骤	现在就做什么	完成标志
5.1 准备三个测试	准备资料完整、故意缺资料、含高风险要求三种任务。	三个样例都写清输入和预期表现。
5.2 逐步打勾	每次运行后逐行标“通过 / 不通过 / 要确认”。	能找到每个错误发生在哪一步。
5.3 只改一个地方	把问题归到资料、输入、步骤、输出或权限，只修改对应文件。	每次修改都有具体句子。
5.4 定下周复查	在日历或待办里写下复查日期，带上要重测的新样例。	有明确日期和一条下次验证任务。

产出模板：试跑记录 + v1.1 待办

# [任务名称]工作流试跑记录
| 样例 | 输入情况 | AI 表现 | 是否通过 | 发现的问题 | 要改哪里 |
| 正常 | 【资料完整】 | 【实际表现】 | 【】 | 【】 | 【文件 + 具体句子】 |
| 缺资料 | 【故意缺资料】 | 【实际表现】 | 【】 | 【】 | 【文件 + 具体句子】 |
| 高风险 | 【含报价/发布/付款】 | 【实际表现】 | 【】 | 【】 | 【文件 + 具体句子】 |

# v1.1 待办
1. 【只改一个具体问题】
2. 【补充一个资料或规则】
3. 【下周用什么样例复测】

可复制提示词

请根据下面的工作流和 3 次试跑记录，帮我做 v1.1 修改清单。

每个问题必须写：
1. 问题发生在哪一步；
2. 原因属于资料、输入、步骤、输出还是权限；
3. 具体要改哪份文件、改成什么句子；
4. 下一次用什么样例验证。

不要只写“优化提示词”。

工作流：
【粘贴内容】

试跑记录：
【粘贴内容】

进入生产试用：正常任务稳定完成；缺资料会追问；高风险会停；达到试用门槛后再扩大范围。

个人 OPC 高频工作流模板库

这里的 OPC 指一个人也要同时处理内容、销售、运营、机会监听和交付的小型工作单元。下面只补充不同场景的差异；通用方法仍按五阶段走，风险边界按“四档权限”执行。

个人创作者

AI：选题池、视频拆解、脚本草稿、标题封面文案、多平台改写、复盘摘要。

人：观点判断、素材版权、最终表达、发布、商业合作承诺。

产出：创作者内容生产表.md、视频转图文草稿.md

日常销售跟进

AI：聊天摘要、客户阶段判断、跟进话术、下次提醒、表格字段草稿。

人：报价、折扣、承诺、签约、发送消息。

产出：客户跟进建议.md、销售跟进表.md

私域运营

AI：群消息摘要、用户标签建议、活动话术、内容触达计划、问题收集。

人：群发、私信、价格、敏感用户处理、删除或封禁。

产出：私域运营日报.md、用户标签建议表.md

竞标网站监听

AI：公告清单、关键词筛选、资格摘要、风险提醒、负责人待办。

人：是否投标、资质判断、报价、盖章、提交文件。

产出：竞标机会监听表.md、投标初筛报告.md

日常生活管理

AI：家庭待办、采购清单、旅行计划、学习笔记整理。

人：支付、下单、涉及家人隐私的决定。

产出：本周待办.md

模板 A：个人创作者内容制作工作流

步骤	做什么	AI 产出	人确认
1. 收集选题	保存同行视频、评论区问题、粉丝私信、热点事件。	`选题池.md`：选题、目标读者、切入角度、风险点。	是否符合账号定位。
2. 拆解参考视频	提取字幕、章节、关键观点、关键帧和评论区需求。	`参考视频拆解.md`：结构、亮点、可借鉴点、不能照搬点。	版权、事实准确性、是否过度模仿。
3. 生成脚本	按“开头钩子、问题、3 个要点、案例、结尾行动”写脚本。	`视频脚本v1.md`	观点、语气、案例真实性。
4. 制作发布素材	生成标题、封面字、简介、标签、分镜清单。	`发布素材包.md`	最终标题、封面、发布时间。
5. 多平台复用	改写成公众号图文、小红书笔记、社群短帖。	`视频转图文草稿.md`、`小红书笔记.md`	平台风格、是否适合发布。
6. 复盘迭代	整理播放、完播、收藏、评论问题。	`内容复盘.md`	是否调整账号方向。

你是我的个人创作者工作流助理。请把下面的视频资料或参考链接拆成可执行的内容生产流程。

要求：
1. 先输出“选题价值、目标人群、核心观点、不能照搬的部分”；
2. 再输出视频脚本，结构为“开头钩子、问题场景、3 个要点、案例、结尾行动”；
3. 同时给出 B 站标题、封面字、简介、小红书笔记标题、公众号图文标题；
4. 不编造数据，不复制原作者表达；
5. 标出需要我人工确认的版权、事实、观点和发布风险。

账号定位：【粘贴账号定位】
参考资料：【粘贴视频字幕 / 笔记 / 链接摘要 / 评论区问题】

模板 B：日常销售跟进工作流

步骤	做什么	AI 产出	人确认
1. 汇总线索	每天把微信、表单、私信、电话纪要放到同一张表。	新线索清单。	是否允许保存客户信息。
2. 摘要对话	提炼需求、预算、时间、顾虑、已承诺事项。	客户摘要。	是否有误读。
3. 判断阶段	标记新咨询、犹豫、准备购买、售后、流失风险。	客户阶段 + 理由。	阶段是否准确。
4. 起草回复	生成 2-3 条不同语气的回复草稿。	跟进话术。	是否发送、是否改价。
5. 生成待办	写负责人、下次跟进时间、下一步动作。	`销售跟进表.md`	时间和优先级。

你是我的销售跟进助理。请根据客户对话，整理跟进建议。

要求：
1. 先提炼客户需求、顾虑、预算、时间点和已承诺事项；
2. 判断客户阶段：新咨询 / 犹豫 / 准备购买 / 售后 / 流失风险；
3. 给出 3 条回复草稿，分别偏“温和、直接、推进成交”；
4. 不替我报价、不承诺交付日期、不替我发送；
5. 输出下一次跟进时间和待确认事项。

客户对话：【粘贴内容】
产品或服务规则：【粘贴内容】

模板 C：私域运营工作流

步骤	做什么	AI 产出	人确认
1. 收集互动	每天复制群内高频问题、私信反馈、报名信息。	互动原始记录。	是否需要脱敏。
2. 分类标签	按兴趣、需求、购买阶段、问题类型打标签。	`用户标签建议表.md`	标签是否冒犯或过度推断。
3. 生成内容	按标签生成答疑、案例、活动提醒、成交前教育内容。	`私域内容草稿.md`	是否群发、是否涉及承诺。
4. 安排触达	设计今天发什么、发给谁、什么时候发。	`私域运营日报.md`	发送频率和对象。
5. 复盘问题	统计未回答问题、重复问题、转化阻塞点。	下次运营优化建议。	是否调整活动策略。

你是我的私域运营助理。请根据下面的群消息和用户反馈，整理今天的运营动作。

要求：
1. 按“高频问题、购买意向、售后问题、内容选题、风险消息”分类；
2. 给出用户标签建议，但不要做敏感身份、收入、健康等推断；
3. 生成 3 条社群内容草稿：答疑型、案例型、活动提醒型；
4. 标出哪些适合群发，哪些只适合人工一对一回复；
5. 输出今天的待办清单和明天要继续观察的问题。

群消息 / 私信反馈：【粘贴内容】

模板 D：竞标网站监听提示工作流

步骤	做什么	AI 产出	人确认
1. 建监听清单	列出目标官网、采购平台、公共资源交易中心、行业协会页面。	`监听网站清单.md`	网站来源是否权威。
2. 设关键词	写业务关键词、地区、预算区间、排除词。	`关键词规则.md`	是否漏掉关键业务词。
3. 每日筛选	把新公告标题、链接、发布时间、摘要放进表格。	`竞标机会监听表.md`	是否重复或过期。
4. 初筛资格	摘要报名时间、资质要求、预算、交付范围、保证金。	`投标初筛报告.md`	是否真的符合资质。
5. 提醒负责人	高匹配机会生成提醒和待办。	`投标待办.md`	是否决定投标、报价和提交。

你是我的竞标机会监听助理。请根据下面的公告内容，帮我做投标初筛。

要求：
1. 提取项目名称、发布单位、预算、报名截止时间、投标截止时间、交付范围；
2. 摘要资质要求、文件要求、保证金、是否需要现场或原件；
3. 判断匹配度：高 / 中 / 低，并说明理由；
4. 标出必须人工确认的风险：资质、报价、工期、盖章、付款条件；
5. 输出下一步待办，不替我决定是否投标。

我的业务范围：【粘贴内容】
公告内容：【粘贴内容】

可靠性检查与优化

常见问题	不要这样改	更好的调整方式
输出每次都不一样	一直换模型或不断加长提示词。	固定输入字段、输出栏目和一个参考样例；先减少任务范围。
AI 经常编造	只说“不要编造”。	给明确资料来源，并规定“找不到就说资料中没有找到”。
流程太复杂，做不完	一次接 5 个工具、10 个步骤。	先只跑一段纯文本流程；连续稳定 3 次后再接下一个工具。
担心 AI 越权	取消所有自动化。	拆成“可直接做 / 只生成草稿 / 必须人工确认 / 禁止执行”四档。
不知道是否真的省时间	凭感觉判断。	记录改造前后每次耗时、返工次数和人工确认时间；两周后再决定是否保留。

生产前的最低检查

任务有清晰的开始和结束，不是“帮我做好一点”。

输入里有资料来源，不让 AI 靠猜。

输出有固定结构，人能在 1 分钟内检查。

正常、资料不足、高风险三类样例都跑过。

发布、付款、审批、承诺、删除、隐私处理仍由人确认。

每次失败都有记录，能写回资料、步骤、Agent 或 Skill。